ANNUAIRE EN LIGNE


Question les plus fréquentes :


Mise à jour des données du club par le Secrétaire de Club

Problème d'accès


Certains caractères ne sont pas affichés (accents...). Pourquoi ?

Certains caractères spéciaux (comme les lettres avec accents, exemple : sige au lieu de siège) ne sont pas visibles sur le E.Annuaire. Pas d'inquiétude : cette coquille d'affichage sur Internet n'en sera pas une sur l'édition papier de l'annuaire francophone.

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Certains membres actifs ont été radiés alors qu'ils font toujours partie de notre club. Pourquoi ?

Il est possible qu'ils aient été radiés car le club n'était pas à jour dans le règlement des factures de l'Association LE ROTARIEN, ou parce qu'ils n'étaient pas abonnés à notre revue. Créez une nouvelle fiche d'identification de membre (il n'est pas possible de " réactiver " un membre radié).

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Comment "passer" un membre actif en membre d'honneur ?

Allez modifier la fiche du membre en cochant la case "membre d'honneur". Attention : si vous ne souhaitez pas que le membre d'honneur continue à recevoir la revue (obligatoire uniquement pour les membres actifs), il faut déchocher "abonnement".

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Comment "passer" un membre d'honneur en membre actif ?

Allez modifier la fiche du membre en cochant la case "membre actif" et complétez toute la fiche. Une facture pour l'abonnement sera envoyée au siège du club dès le lendemain (sauf si le membre d'honneur était déjà abonné).

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Comment abonner un(e) non rotarien(ne) (veuve de rotarien...) ?

L'annuaire en ligne ne prend en compte que les membres actifs ou membres d'honneur. Pour abonner une personne non rotarienne, il faut nous préciser par mail, courrier ou fax : le nom du club (tiers payeur), le nom de l'abonné(e), prénom, adresse postale, motif de l'abonnement (veuve de rotarien, club contact...). L'abonnement est au même tarif que celui des rotariens.

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Comment ajouter un nouveau membre ?

Après avoir accédé au site, en dehors de la période de validation du Bon à Tirer pour l'Annuaire, cliquez sur "Mettre à jour les données des Membres du club", puis sur "Ajouter un membre". Vous aurez besoin de connaître les informations suivantes pour ajouter un membre : nom, prénom, adresse domicile complète (routage de la revue), catégorie de membre (actif ou d'honneur).

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Comment fonctionne la validation du Bon à Tirer ?

La validation du BAT ne peut se faire qu'une seule fois. Par contre, vous pouvez tout à fait cliquer sur 'BAT' et modifier, créer ou radier des membres. Vous validez les fiches de membres au fur et à mesure. Par contre, vous cliquez sur 'ne pas valider le bon à tirer maintenant' pour pouvoir accéder quelques jours plus tard à nouveau au bon à tirer. Et ainsi de suite, jusqu'à ce que le BAT soit conforme à ce que vous en attendez. Ce n'est donc qu'après que vous choisirez de cliquer sur 'validation du bon à tirer'. Si vous validez le BAT un peu trop tôt (qu'il vous reste des corrections à apporter), il vous restera encore la possibilité de faire des saisies traditionnelles jusqu'au 15 avril minuit. Elles seront prises en compte pour l'annuaire. En effet, le module 'BAT' disparaîtra dès que vous l'aurez validé, mais le module traditionnel le remplacera et affichera à sa place 'mise à jour des données du club' et 'mise à jour des données des membres du club'. L'intérêt pour nous que vous ne validiez le BAT que lorsqu'il est conforme à votre souhait, c'est que dès le lendemain de votre validation, notre système informatique imprime automatiquement le BAT validé par vos soins. Ainsi nous gardons une trace écrite du BAT (comme nous l'aurions eu si vous aviez opté pour le retour par courrier). Par contre, si vous validez le BAT et modifiez ultérieurement des informations, celles-ci ne seront pas imprimées car notre système n'imprime pas d'autre BAT après sa validation. Quoiqu'il en soit l'essentiel est préservé : toutes les saisies en lignes seront prises en compte jusqu'au 15 avril minuit !

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Corrections Majuscules/Minuscules non prises en compte. Pourquoi ?

Il est inutile de corriger les majuscules / minuscules. En effet, elles feront l'objet d'un traitement automatique lors de l'export du fichier vers l'imprimeur. Les corrections manuelles ne seront pas forcément validées.

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J'ai entré le même membre deux fois. Que dois-je faire ?

Si cela se produit, tapez le mot "Doublon" devant le nom de famille et radiez le membre de trop. Attention : une facture pour l'abonnement à la revue est envoyée le lendemain de la création d'un membre. Il faut donc impérativement radier le membre créé par erreur avant de clore la session.

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Où dois-je saisir la composition du comité du club ?

Dans le paragraphe 7 de la fiche d'identification du club.

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Où saisir les PHF (+ saphir, rubis) ?

Les PHF doivent être saisis dans les fiches d'identification des membres abonnés au Magazine Le Rotarien(Membres Actifs et Membres d'Honneur abonnés). Il n'y a donc pas d'indication de PHF pour les membres radiés, décédés ou non rotariens.

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Où se trouvent les applications concernant la mise à jour des données du club ?

Ces applications s'affichent uniquement si vous êtes enregistré(e) dans notre base de données comme Secrétaire ou Président du club. Si vous assumez l'une de ces fonctions et ne voyez pas le module "mettre à jour les données" à gauche de votre écran, veuillez contacter leRotarien 04.72.00.32.11

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Pourquoi certaines mises à jour n'apparaissent pas dans la fiche du club ?

Certaines informations saisies dans la fiche du club, comme les historiques des anciens présidents... font l'objet d'une vérification par nos services (sous 24 heures ouvrées). De ce fait, vous ne voyez pas tout de suite les mises à jour sur le e.annuaire.

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Pourquoi m'est-il impossible de changer la date de radiation d'un membre ?

La date indiquée lors d'une radiation ne correspond pas à la date de radiation, mais la date de prise en compte dans notre base de données (date du jour). La date de radiation n'est pas une donnée utile puisque les membres radiés n'apparaissent nulle part dans l'annuaire.

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Votre Club a changé de nom ?

Le nom d'un club ne peut pas être changé par Internet. Vous devez fournir au ROTARIEN une copie de l'accord du Rotary International pour que votre demande de changement de nom soit prise en compte.

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Quelles sont les options qui me sont offertes par

Tout rotarien inscrit dans notre base de données peut accéder à la consultation de l'annuaire en ligne : Recherche par District Recherche par Club Recherche par membre Les secrétaires en exercice ont en + accès à la mise à jour en ligne pour son club.

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Je suis le/la secrétaire employé(e) par le club et non secrétaire rotarien(ne) du club. Comment faire des mises à jour ?

Actuellement, la mise à jour des données est réservée aux Secrétaires de club. Demandez au Secrétaire la permission d'accéder sous nom sous à l'annuaire en ligne. Il vous fournira son identifiant et son mot de passe (envoyés par LE ROTARIEN en début d'année rotarienne et valable jusqu'au 30 juin).

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Le navigateur que j'utilise refuse ma signature (cookie de session rejeté). Que faire ?

Le niveau de sécurité sur votre navigateur est trop haut. Si vous utilisez INTERNET EXPLORER, vous pouvez diminuer votre niveau de sécurité en allant dans le menu : OUTILS / OPTIONS INTERNET puis dans ONGLET CONFIDENTIALITE. Descendez le curseur jusqu'au niveau 'Moyennement Haute'. Si vous n'avez pas de curseur, cliquez sur 'Avancée'. Vous devez impérativement avoir cliqué sur 'Toujours autoriser les cookies de la session'.

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Quels sont mes numéros RI de membre, de club et de district ?

Si vous ne connaissez pas vos numéros de district, de club et de membre, contactez le Président, le Secrétaire ou le Trésorier de votre club. Ceux-ci les trouveront sur le rapport semestriel SAR que le Rotary International leur envoie (pour le paiement de la taxe per capita notamment). N.B. : ces informations ne sont pas indispensables pour notre base de données.

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Comment puis-je changer mon mot de passe ?

à gauche de votre écran, vous trouverez "Modification de mes codes d'accès"

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